Ci hanno fatto credere che il multitasking fosse la soluzione. E invece…

Per anni ci hanno fatto credere che essere multitasking fosse quasi un superpotere.

Fare una cosa mentre ne pensi un’altra.
Rispondere a una mail mentre ascolti una call.
Controllare WhatsApp mentre prepari una presentazione.
Passare da Instagram a Canva, da Canva a una telefonata, dalla telefonata di nuovo alla mail.

Sembra produttività.

In realtà, molto spesso, è solo dispersione.

Apri una mail.

Poi arriva una notifica.

Rispondi a un messaggio.

Nel frattempo ti ricordi di quella cosa che dovevi assolutamente fare.

Torni alla mail, ma hai perso il filo.

E alla fine della giornata hai fatto tantissime cose, ma quella davvero importante è ancora lì.

Ti è mai capitato?

Il problema, quindi, non è necessariamente che hai troppo da fare.

È che stai cambiando continuamente attività e direzione.

Ed è proprio qui che entra in gioco il batching: un modo semplice per organizzare il lavoro raggruppando attività simili e dedicando loro momenti specifici.

Non per fare di più.

Ma per disperderti meno e lavorare meglio.

Il problema non è fare tante cose. È cambiare continuamente focus.

Viviamo in una modalità di lavoro che ci porta a essere continuamente interrotti.

Una notifica.

Una mail.

Un messaggio.

Una richiesta.

Un’idea.

Una telefonata.

Ogni volta che passi da un’attività all’altra devi riadattare la tua attenzione.

E questo ha un costo.

Pensa alla differenza tra:

“Adesso rispondo a una mail, poi preparo un post, poi torno alla mail, poi controllo WhatsApp…”

e:

“Dalle 10 alle 10:30 mi occupo solo delle email.”

Nel secondo caso sai già cosa devi fare e quando farlo.

E questo rende molto più semplice proteggere la concentrazione.

Ma il batching non significa soltanto organizzare le attività all’interno della giornata.

Puoi applicarlo anche alla settimana, decidendo di dedicare determinate giornate o mezze giornate a specifiche categorie di lavoro.

Ed è proprio questo che lo rende interessante.

Che cos’è il batching?

La parola batching deriva dall’inglese batch, cioè “lotto” o “gruppo”.

Applicato al lavoro significa semplicemente raggruppare attività simili e svolgerle insieme, invece di distribuirle continuamente durante la giornata o la settimana.

Il principio è:

stessa categoria di attività → stesso momento.

Può essere un blocco di un’ora.

Una mattina.

Un pomeriggio.

Oppure, quando il tipo di lavoro lo permette, anche una giornata intera.

L’obiettivo non è costruire un’agenda rigida.

È ridurre il numero di volte in cui devi passare da una modalità mentale all’altra.

Se stai scrivendo, scrivi.

Se stai facendo amministrazione, fai amministrazione.

Se stai lavorando con i clienti, lavori con i clienti.

Se stai creando contenuti, ti dedichi ai contenuti.

Una categoria alla volta.

Come funziona il batching?

Non serve rivoluzionare la tua agenda.

Puoi iniziare osservando quello che fai durante la giornata e durante la settimana.

1. Fai una lista delle attività ricorrenti

Per qualche giorno annota le attività che si ripetono più spesso.

Potresti trovare:

• email;
• telefonate;
• messaggi;
• riunioni;
• social;
• creazione di contenuti;
• amministrazione;
• pianificazione;
• attività creative;
• lavoro per i clienti;
• formazione e aggiornamento.

2. Raggruppa le attività simili

Ora cerca le attività che hanno qualcosa in comune.

Per esempio:

COMUNICAZIONE
Email, WhatsApp, telefonate.

CONTENUTI
Blog, newsletter, post, reel.

CLIENTI
Call, riunioni, revisioni.

GESTIONE
Fatture, documenti, amministrazione.

STRATEGIA
Pianificazione, analisi, nuove idee.

3. Decidi quando occupartene

A questo punto puoi organizzare queste attività in base al tuo lavoro.

E qui puoi giocare su due livelli.

Puoi creare blocchi all’interno della giornata oppure puoi organizzare giorni diversi della settimana.

Per esempio:

Ogni giorno → due momenti dedicati a email e messaggi

Martedì mattina → lavoro strategico

Mercoledì pomeriggio → contenuti

Venerdì → amministrazione e organizzazione

Oppure, se il tuo lavoro lo consente:

Lunedì → pianificazione e strategia

Martedì → clienti e progetti

Mercoledì → contenuti e comunicazione

Giovedì → clienti e attività operative

Venerdì → amministrazione, revisione e organizzazione

Non esiste un modello giusto per tutti.

Esiste quello che funziona per te, per il tuo lavoro e per il tuo livello di flessibilità.

Batching nella giornata o nella settimana?

Questa è una distinzione importante.

Il batching può essere molto piccolo.

Per esempio:

10:00 – 10:30 → email

Ma può anche essere molto più ampio:

Mercoledì → giornata dedicata ai contenuti.

Oppure ancora:

Venerdì pomeriggio → amministrazione e revisione della settimana.

Non devi quindi pensare al batching come a una semplice tecnica per riempire il calendario di fasce orarie.

È soprattutto un modo per raggruppare il lavoro e ridurre il continuo cambio di contesto.

Puoi scegliere il livello che ha più senso per te.

Un esempio concreto per chi lavora online

Immaginiamo una professionista che gestisce clienti, social, email, progetti e attività amministrative.

Potrebbe organizzare la settimana così:

Lunedì

🎯 Strategia e pianificazione

Tempo dedicato a definire priorità, obiettivi, progetti e attività della settimana.

Martedì

👩‍💻 Clienti e progetti

Call, riunioni, revisioni e lavoro operativo.

Mercoledì

📱 Contenuti

Scrittura, blog, newsletter, social, video e grafiche.

Giovedì

👩‍💻 Clienti e progetti

Seconda giornata dedicata prevalentemente al lavoro con i clienti.

Venerdì

📋 Amministrazione e revisione

Fatture, documenti, organizzazione, analisi della settimana e pianificazione di quella successiva.

Naturalmente non significa che il lunedì non possa arrivare una telefonata o che il venerdì non possa esserci una riunione.

Il punto è un altro:

hai deciso in anticipo dove concentrare la maggior parte della tua attenzione.

E questo può aiutarti a non vivere ogni giornata come una sequenza casuale di richieste.

Il batching funziona particolarmente bene per i contenuti

Se lavori sui social o hai un’attività online, probabilmente conosci bene questo meccanismo:

“Oggi devo pubblicare qualcosa.”

Apri Canva.

Pensi al contenuto.

Scrivi.

Crei la grafica.

Pubblici.

Domani ricominci da capo.

E così ogni singolo giorno.

Con il batching puoi invece creare un vero sistema di produzione dei contenuti.

Per esempio:

Lunedì → raccolta delle idee

Martedì → scrittura

Mercoledì → grafiche e video

Giovedì → programmazione

Venerdì → analisi e raccolta di nuove idee

Oppure puoi concentrare tutto in una sola giornata:

30 minuti → idee

60 minuti → scrittura

60 minuti → grafiche e video

30 minuti → programmazione

Anche in questo caso non esiste una formula universale.

Il vantaggio è che non devi ricominciare ogni giorno da zero.

E soprattutto puoi entrare più facilmente nel mood creativo.

Ma attenzione: non tutto va messo a blocchi

Questo è importante.

Il batching non significa trasformare la tua agenda in una griglia rigida.

Ci saranno attività che richiedono flessibilità.

Emergenze.

Clienti.

Imprevisti.

Call che si spostano.

Richieste dell’ultimo minuto.

E giornate che semplicemente non vanno come avevi previsto.

Per questo lascia sempre spazio libero nel calendario.

Un’agenda completamente piena non è necessariamente un’agenda ben organizzata.

Anzi.

Se non lasci margine agli imprevisti, basta una cosa fuori programma per mandare tutto all’aria.

Il batching deve aiutarti, non diventare l’ennesimo metodo da seguire alla perfezione.

Batching non significa multitasking

Potrebbero sembrare la stessa cosa.

Non lo sono.

Il multitasking dice:

“Faccio più cose contemporaneamente.”

Il batching dice:

“Raggruppo attività simili e le faccio una alla volta.”

Ed è proprio questa la differenza.

Non devi rispondere alle email mentre prepari una presentazione.

Non devi ascoltare una call mentre controlli Instagram.

Non devi creare un post mentre rispondi a WhatsApp.

Una categoria alla volta.

Il multitasking distribuisce la tua attenzione.

Il batching la organizza.

E se arrivano continuamente notifiche?

Qui serve una piccola rivoluzione.

Non tutto ciò che arriva deve essere gestito immediatamente.

Puoi stabilire dei momenti precisi per controllare:

📩 email
💬 WhatsApp
📱 social

E durante gli altri blocchi puoi disattivare le notifiche.

All’inizio potrebbe sembrarti strano.

Potresti pensare:

“E se qualcuno mi cerca?”

La domanda da farti è:

“È davvero necessario che io sia disponibile ogni minuto?”

Se non lo è, proteggere il tuo tempo non significa essere meno professionale.

Significa lavorare con maggiore intenzionalità.

Batching + Pomodoro: una combinazione interessante

Il batching e la Tecnica del Pomodoro possono funzionare molto bene insieme, perché rispondono a due domande diverse.

Il batching ti aiuta a decidere:

“Su cosa lavoro in questo momento?”

La Tecnica del Pomodoro ti aiuta a decidere:

“Per quanto tempo mi concentro su questa attività?”

Per esempio:

Blocco contenuti → 2 ore

All’interno puoi organizzare il lavoro in sessioni concentrate, intervallate da brevi pause.

🍅 25 minuti → scrittura
☕ 5 minuti → pausa
🍅 25 minuti → scrittura
☕ 5 minuti → pausa
🍅 25 minuti → revisione
☕ 5 minuti → pausa

In questo modo hai prima organizzato il contenitore e poi protetto la tua concentrazione.

Se vuoi approfondire questo metodo, puoi leggere anche:

Meno distrazioni, più focus: la tecnica che cambia il tuo modo di lavorare

Prova il batching per una settimana

Non devi rivoluzionare la tua agenda.

Fai un piccolo esperimento.

Per una settimana scegli solo tre categorie di attività da raggruppare.

Per esempio:

Email → 2 momenti al giorno

Social e contenuti → un blocco dedicato

Amministrazione → un blocco alla settimana

Se il tuo lavoro lo permette, prova anche a dedicare una mezza giornata o una giornata a una particolare categoria di attività.

Poi osserva cosa succede.

Alla fine della settimana chiediti:

• Ho avuto meno interruzioni?
• Ho concluso più facilmente le attività?
• Ho lavorato con maggiore concentrazione?
• Quali attività mi fanno perdere più tempo?
• Quali posso raggruppare?
• Quali invece hanno bisogno di maggiore flessibilità?

Non cercare la perfezione.

Cerca il sistema che ti permette di lavorare meglio e con meno dispersione.

Il vero obiettivo non è fare di più

Quando parliamo di produttività rischiamo facilmente di cadere nella trappola del:

“Come posso fare ancora più cose?”

Ma forse questa non è sempre la domanda giusta.

A volte dovremmo chiederci:

“Come posso smettere di disperdere energie?”

Il batching non serve a riempire la giornata.

Serve a creare spazio mentale.

Perché quando sai che alle 11 risponderai alle email, non devi continuare a pensarci mentre stai lavorando a un progetto.

Quando sai che venerdì è il momento dedicato all’amministrazione, puoi smettere di rimandarla mentalmente per tutta la settimana.

Quando sai che mercoledì è il tuo momento per creare contenuti, non devi chiederti ogni giorno:

“Quando troverò il tempo per farlo?”

E forse è proprio questo il vero vantaggio del batching:

non avere più cose da fare, ma avere meno cose che ti girano continuamente in testa.

Da dove partire?

Prima di organizzare il tuo tempo, però, c’è una domanda ancora più importante:

quali attività meritano davvero il tuo tempo?

Perché organizzare bene anche le attività sbagliate non serve a molto.

Se vuoi fare chiarezza sulle tue priorità, leggi anche:

👉 La Matrice di Eisenhower: come distinguere ciò che è urgente da ciò che è davvero importante

E se vuoi migliorare la tua capacità di concentrarti:

👉 Meno distrazioni, più focus: la tecnica che cambia il tuo modo di lavorare

Perché alla fine il punto non è riempire meglio ogni spazio della giornata.

È scegliere dove vale davvero la pena mettere la tua attenzione.

Una cosa alla volta.
A blocchi.
Con più intenzione.