Quando tutto sembra urgente: come scegliere le vere priorità
Quante volte inizi la giornata con una lista di cose da fare e, alla fine, ti rendi conto di aver passato ore a rincorrere urgenze?
Una mail a cui rispondere.
Un messaggio di un cliente.
Una scadenza.
Una richiesta arrivata all’ultimo momento.
E intanto, le attività che potrebbero davvero far crescere il tuo business rimangono lì, nella lista, rimandate a “quando avrò più tempo”.
Il problema è che quel momento spesso non arriva.
Quando sei un’imprenditrice, imparare a distinguere ciò che è urgente da ciò che è davvero importante diventa fondamentale.
Ed è proprio qui che può aiutarti la Matrice di Eisenhower.
Che cos’è la Matrice di Eisenhower?
È uno strumento semplice che ti permette di organizzare le attività sulla base di due criteri:
urgenza e importanza.
Da qui nascono quattro categorie:
| URGENTE | NON URGENTE | |
|---|---|---|
| IMPORTANTE | FAI | PIANIFICA |
| NON IMPORTANTE | DELEGA | ELIMINA |
Sembra semplice. E proprio per questo è efficace.
Perché spesso il problema non è che abbiamo troppe cose da fare.
È che non sappiamo quali meritano davvero la nostra attenzione.
1. Importante e urgente: fallo
Sono le attività che richiedono un’azione immediata.
Per esempio:
- una scadenza imminente;
- un problema urgente con un cliente;
- un’attività che blocca il lavoro di altre persone;
- una consegna che non può essere rimandata.
Queste attività hanno bisogno della tua attenzione subito.
Ma attenzione: se tutto quello che fai finisce continuamente in questa casella, potresti essere entrata in una modalità di gestione permanente delle emergenze.
Ed è stancante.
2. Importante ma non urgente: pianifica
Questa è probabilmente la categoria più importante per chi fa impresa.
Qui trovi le attività che non ti chiedono attenzione immediata, ma costruiscono il futuro del tuo business.
Ad esempio:
- lavorare sulla strategia;
- creare nuovi servizi;
- formarti;
- sviluppare il tuo personal brand;
- costruire relazioni;
- analizzare i risultati;
- lavorare sulla visione del tuo business.
Sono attività che raramente “urlano”.
Per questo vengono spesso rimandate.
Ma sono proprio quelle che possono fare la differenza nel medio e lungo periodo.
Non aspettare di avere tempo per farle. Metti loro uno spazio in agenda.
3. Urgente ma non importante: delega
Questa è la categoria che spesso ci mette più in difficoltà.
Sono attività che richiedono una risposta, ma che non necessariamente devono essere gestite da te.
Per esempio:
- alcune attività amministrative;
- organizzazione di appuntamenti;
- attività operative ripetitive;
- alcune richieste che possono essere gestite da un collaboratore.
La domanda da farti è:
“Sono davvero io la persona che deve occuparsi di questa attività?”
Se la risposta è no, forse è il momento di delegare.
4. Non urgente e non importante: elimina
Qui trovi tutte quelle attività che occupano tempo senza portare un reale valore.
Scrollare continuamente i social.
Controllare ogni cinque minuti le notifiche.
Partecipare a riunioni che potrebbero essere una mail.
Aggiornare continuamente qualcosa che funziona già.
Non tutto ciò che facciamo deve necessariamente rimanere nella nostra agenda.
Eliminare è una forma di produttività.
La domanda più importante da farti
La prossima volta che hai davanti una lista infinita di cose da fare, non partire dalla domanda:
“Da cosa comincio?”
Prova invece a chiederti:
“Quale di queste attività è davvero importante?”
Potresti scoprire che non devi organizzarti meglio per fare tutto.
Devi semplicemente smettere di cercare di fare tutto.
Un piccolo esercizio
Prendi la tua lista di attività di oggi e dividila nei quattro quadranti.
Poi osserva:
- Quante sono davvero importanti?
- Quante sono semplicemente urgenti?
- Cosa puoi delegare?
- Cosa puoi eliminare?
- Quale attività importante ma non urgente continui a rimandare?
Quella potrebbe essere proprio l’attività da mettere in agenda per prima.
La produttività non è fare tutto.
È sapere cosa merita davvero la tua energia.